Funktionen

Veranstaltungsbutler verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, durch die deine Prozesse automatisiert werden. Somit sparst du deine Arbeitszeit, weil weniger Routine abläuft, und hast mehr Freiheit.

Online-Buchung

Veranstaltungsbutler ist mit Ihrer Website verknüpft. So sind Ihre Veranstaltungen und die frei verfügbaren Plätze auf Ihrer Website stets aktuell. Über das flexible Anmeldeformular bieten Sie Ihre Veranstaltungen so an, wie es Ihnen gefällt: Mit unterschiedlichen Preisen, Zusatzartikeln, Paketpreisen, u.v.m. Interessenten können jetzt rund um die Uhr bequem Ihre Veranstaltungen online buchen.

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Online-Zahlung

Immer mehr Menschen bevorzugen die einfache und schnelle Online-Zahlung, wie sie es von Amazon und anderen Online-Shops gewöhnt sind. Die Buchungen werden verbindlicher und Sie haben Ihr Geld sofort auf Ihrem Konto. Auch Anzahlung und Restzahlung sind möglich. Ob Überweisung, Lastschrift, Kreditkarte oder PayPal, Sie entscheiden, welche Zahlungsarten Sie anbieten.

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Rechnungswesen

Veranstaltungsbutler umfasst ein komplettes Rechnungswesen inklusive Bankabgleich, Storno- und Korrekturrechnung. Für Buchungen wird zudem automatisch die Rechnung erstellt und per E-Mail verschickt, auch mit unterschiedlichen Steuersätzen, Artikeln und Veranstaltungen in einer Rechnung. Veranstaltungsbutler ist GoBD-konform und revisionssicher.

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Dokumente

Teilnehmerlisten, Küchenpläne, Zertifikate, oder Gutscheine - alle Dokumente, in denen Daten Ihrer Kunden und Teilnehmer oder andere gespeicherten Daten enthalten sein sollen, erstellt Ihnen Veranstaltungsbutler per Knopfdruck. Verschicken Sie zum Beispiel mit wenigen Klicks an sämtliche Teilnehmer nach der Veranstaltung ein personalisiertes PDF-Zertifikat.

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Benachrichtigungen

Benachrichtigen Sie innerhalb von Sekunden Ihre Kunden und Teilnehmer mit einer persönlichen Nachricht. Verschicken Sie zum Beispiel an alle Teilnehmer einer Veranstaltung eine Bitte um eine Google Bewertung oder verschicken Sie ein Angebot mit Rabattcode an ausgewählte Kundengruppen und steigern Sie so Ihren Umsatz. Die Nachrichten werden von Veranstaltungsbutler automatisch personalisiert. So sparen Sie Zeit und bringen Ihre Kundenbindungen auf ein neues Level.

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Segeln mit Rückenwind

Sofort einsatzbereit, 14 Tage kostenlos, 1 Jahr 100 % Geld zurück Garantie und monatlich kündbar.

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Kundenmeinungen

Wir sind sehr froh, dass wir uns für Veranstaltungsbutler entschieden haben. Wir haben eine wahnsinnig hohe Zeitersparnis. Die Buchung online klappt hervorragend, die Unterlagen und die Rechnung werden automatisch verschickt, die Daten sind gut organisiert. Es ist wirklich klasse.

Die gemeinsame Einrichtung zu Beginn war wunderbar und hat Spaß gemacht, ihr seid immer erreichbar, fantastischer Service - ich kann nur in höchsten Tönen über Veranstaltungsbutler sprechen!

Monika Cors
Inhaberin der Sprachschule Nativa Akademie
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Das Programm ist wirklich super, weil wirklich alles automatisch geht. Ich brauche ja so gut wie nichts machen, selbst wenn der Kunde anruft und ich den Kunden selbst einbuche, geht’s sehr schnell. Der Arbeitsaufwand, den wir uns einsparen ist wirklich enorm. Durch Veranstaltungsbutler haben wir mehr Freiraum und letztlich mehr Lebensqualität.

Wir sind auch schneller darin, Kunden zufrieden zustellen. Die Kunden bekommen sofort Rückmeldungen und wir denken, dass auch der Umsatz dadurch steigt, da den Kunden die Buchung sehr leicht gemacht wird und sie nicht auf Rückmeldungen warten und es sich dann in der Wartezeit eventuell anders überlegen.

Christopher Käßberger
Inhaber Chiemsee Sailing Center
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Wie ich den Nutzen der Software empfinde? Sehr stark! Wir haben eine ganz erhebliche Vereinfachung bei der Organisation unserer Abläufe. Das ist wirklich erstaunlich. Ich kann mein gesamtes Produktportfolio damit abbilden. Die Struktur ist sehr klar und das Programm schnell erlernbar.

Wenn ich sehe, wie viele Buchungen eingehen, ohne, dass wir uns darum kümmern brauchen, ist das auch eine super Sache! Seit wir Veranstaltungsbutler haben, bekommen wir manchmal Buchungen aus weit entfernten Regionen. Auch das ist neu und freut mich natürlich sehr. Also insgesamt große Klasse!

Sascha Hillgeris
Bürgermeister Stadtkreis Hörde
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Veranstaltungsbutler spart uns sehr viel Zeit. Im Endeffekt können wir durch den Einsatz von der Software viel mehr das machen, wo wir Lust zu haben. Die ganze Automatisierung ist wirklich eine super Sache. Ein großer Nutzen ist auch, dass wir alles an einem Platz haben. Buchungen, E-Mails, Rechnungen, Zahlungen, alles ist miteinander verbunden, lässt sich gut finden, bearbeiten und unsere Kunden werden schnell mit allen wichtigen Infos versorgt.

Es war sehr gut, die Einrichtung in Zusammenarbeit zu machen. Das Team von Veranstaltungsbutler war sehr kompetent und hat uns in den Terminen durch die Einrichtung geleitet. Dadurch haben wir Zeit gespart und eine passgenaue Einrichtung für uns erhalten.

Wieland Wösler
Leiter der Wildnisschule SEENLAND
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Es ist auf jeden Fall eine große Arbeitserleichterung und erleichtert uns auch die Organisation insgesamt.
Zudem ist es in vielen Bereichen jetzt auch deutlich einfacher einen Kurs auf der Website anzubieten - außer im Bereich der SBF Binnen Kurse, da ist unser Angebot sehr komplex, das versteht nicht jeder sofort.
Es ist einfach der Zeitgeist, die Leute wollen sofort buchen und gleich bezahlen - und das haben sie mit dem Programm. Besonders auch, wenn Leute kurzentschlossen sind, dann haben sie die Möglichkeit spontan sofort zu buchen.

Ralf Heine
Inhaber Segelschule Godewind
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Wir sind total zufrieden mit Veranstaltungsbutler. Es erleichtert uns die Arbeit sehr, spart viel Zeit und auch Personalkosten. Vieles läuft automatisiert, was wir vorher per Hand bearbeitet haben. Die Zusammenarbeit mit dem Team von Veranstaltungsbutler ist super, immer gute erreichbar, viel Unterstützung, immer freundlich, schnell, wirklich spitze! Es ist eine partnerschaftliche Zusammenarbeit, die Spaß bringt!

Dirk Buske
Inhaber der Segelschule Sailaway
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Datensicherheit

SSL-verschlüsselte Datenübertragung

Die Datenübertragung wird nach dem Galois/Counter Verfahren in Verbindung mit AES verschlüsselt.

Zertifizierte deutsche  Rechenzentren

Unsere Rechenzentren in Nürnberg sind ISO 9001, 27001  und 27002 zertifiziert und unterliegen Sicherheitsaudits nach Bankenstandard.

DS-GVO konformer Datenschutz

Veranstaltungsbutler agiert nach dem strengen deutschen Bundesdatenschutzgesetz sowie dem EU-Datenschutz (DS-GVO).

GoBD konforme Software

Nicht-Löschbarkeit von Belegen und Aufbewahrung der Daten entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Kompetenter Service

Durch unsere IT-Kompetenz und Branchenkenntnisse arbeiten Sie mit einer Person vom Fach, die Ihre Probleme und Fragestellungen im Detail versteht. Bei Veranstaltungsbutler haben Sie einen persönlichen Ansprechpartner. Ob Fragen oder Feedback, was Sie auch für Anliegen haben, Ihr Ansprechpartner ist für Sie telefonisch und per E-Mail erreichbar. ​

Mehr zum Service

100% Geld zurück Garantie!

Sie sind mit Veranstaltungsbutler nicht zufrieden? 1 Jahr erhalten Sie 100 % Ihr Geld zurück. Egal ob das Programm nicht passt oder das Buchungsformular einfach nicht nach Ihrem Geschmack ist. Schicken Sie uns eine formlose E-Mail und wir erstatten Ihnen Ihr Geld sofort zurück.

Faire Preise gestaffelt nach Buchungen

Nutze deine Zeit effektiv und stelle auf Veranstaltungsbutler um.

Und auch nachdem sich die Situation normalisiert hat, faire Preise für alle: Gestaffelt nach jährlichem Buchungsvolumen.

Schulung, Einbau in Ihre Website und Support sind inklusive.

Betrag pro Monat
Monatliche Abrechnung
Betrag pro Monat
jährliche Abrechnung
Buchungen bis 50.000 € im Jahr
Monatliche Abrechnung
120
 €
Jährliche Abrechnung
100
 €
Sie sparen
240 € pro Jahr
Buchungen bis 100.000 € im Jahr
Monatliche Abrechnung
180
 €
Jährliche Abrechnung
160
 €
Sie sparen
240 € pro Jahr
Buchungen bis 200.000 € im Jahr
Monatliche Abrechnung
270
 €
Jährliche Abrechnung
240
 €
Sie sparen
360 € pro Jahr
Buchungen bis 400.000 € im Jahr
Monatliche Abrechnung
330
 €
Jährliche Abrechnung
300
 €
Sie sparen
360 € pro Jahr
Buchungen bis 600.000 € im Jahr
Monatliche Abrechnung
390
 €
Jährliche Abrechnung
360
 €
Sie sparen
360 € pro Jahr
Buchungen bis 800.000 € im Jahr
Monatliche Abrechnung
480
 €
Jährliche Abrechnung
440
 €
Sie sparen
480 € pro Jahr
Buchungen bis 1 Mio. € im Jahr
Monatliche Abrechnung
540
 €
Jährliche Abrechnung
500
 €
Sie sparen
480 € pro Jahr
Buchungen ab 1 Mio. € im Jahr
Wir erstellen ein individuelles Angebot für Sie
Wir erstellen ein individuelles Angebot für Sie
Kostenlose Veranstaltungen
werden pauschal mit 200 € pro Buchung im Rechnungsvolumen berücksichtigt
Nur mit Veranstaltungsbutler gebuchte Veranstaltungen werden angerechnet
* SMS Benachrichtigungen werden zu Eigenkosten in Rechnung gestellt
* Kostenfreie Anmeldungen werden pauschal mit 200 € angerechnet. Beispiel: 300 kostenlose Anmeldungen ergeben einen Wert von 60.000 €

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FAQ

Veranstaltungsbutler klingt interessant, wie geht es weiter?

In einer 45-minütigen Webkonferenz zeigen wir Ihnen die Veranstaltungssoftware, und beantworten Ihnen Ihre Fragen, sodass Sie eine gute Datengrundlage haben, um zu entscheiden, ob Veranstaltungsbutler wirklich das Richtige für Sie ist.

Im Vorfeld analysieren wir Ihre Website und Angebote und legen bereits einige Ihrer Veranstaltungen in unserer Software an. So sehen Sie mit eigenen Augen, wie die Veranstaltungssoftware bei Ihnen funktionieren kann.

Schreiben Sie uns eine Nachricht und wir kommen bezüglich eines Termins für eine einer 45-minütigen Webkonferenz auf Sie zu.

Ich habe bereits einen Webshop / ein funktionierendes CRM. Wozu dann Veranstaltungsbutler?

Ein Webshop bietet in der Regel eine Buchung, bei der die Kundendaten ins CMS der Website gelangen, oder an Sie per Mail verschickt werden. Diese sind dann von Hand in eine Kundendatenbank zu übertragen. Eine All-in-one Lösung, bietet ein Webshop Ihnen nicht. Veranstaltungsbutler bietet Ihnen ein für Veranstalter optimiertes CRM-System in Verbindung mit einer automatisierten Online-Buchung - das können weder Webshops noch einfache CRM-Systeme leisten.

Ob eine Umstellung sich für Sie wirklich lohnt, lässt sich am besten in einem unverbindlichen Termin herausfinden, wo wir beide Systeme für Ihre Zwecke miteinander vergleichen können.

Schreiben Sie uns eine Nachricht und wir besprechen Einzelheiten in einer 45-minütigen Webkonferenz.

Die meisten Kunden buchen nach persönlicher Absprache, passt Veranstaltungsbutler für mich?

Ja. Mit wenigen Klicks können Sie in Ihrem Veranstaltungsbutler Interessenten nach einem persönlichen Gespräch selbst einbuchen. Die Rechnung und Buchungsbestätigung können dabei innerhalb von Sekunden erstellt und verschickt werden. So haben Sie noch mehr Zeit für eine gute Beratung.

In vielen Fällen können sich Interessenten nach einem persönlichen Gespräch auch selbst über die Internetseite einbuchen, sobald Sie den Entschluss fassen, auch außerhalb Ihrer Bürozeiten. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten wie das passiert, je nachdem, wie Ihre internen Abläufe funktionieren.

Schreiben Sie uns eine Nachricht und wir besprechen Einzelheiten in einem kostenlosen Beratungsgespräch.


Sind auch komplexe Veranstaltungen über Veranstaltungsbutler buchbar?

Vermutlich ja. Veranstaltungsbutler hat eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten womit das Buchungsformular genau auf Ihr Angebot optimiert werden kann. Zum Beispiel kann der Teilnehmer zwischen verschiedenen Preisen (z.B. Studentenpreis oder Normalpreis) wählen und zusätzlich weitere Optionen hinzu buchen. Veranstaltungen für Kinder können so konfiguriert werden, dass immer ein Erziehungsberechtigter angegeben werden muss. Dazu gibt es noch viele weitere Möglichkeiten, die wir Ihnen gerne in einem persönlichem Gespräch zeigen.

Schreiben Sie uns eine Nachricht und wir besprechen Einzelheiten in einem kostenlosen Beratungsgespräch.


Ich habe meine Website mit Wordpress / Joomla, Jimdo /Wix / ..... erstellen lassen. Ist die Integration von Veranstaltungsbutler damit kompatibel?

Ja, Veranstaltungsbutler ist mit Wordpress, Wix, Jimdoo, Joomla, Typo3, Homepagebaker und fast allen CMS Systemen kompatibel.

Wie läuft die Integration ab?

In enger Zusammenarbeit mit Ihnen konfigurieren wir die Software, sodass sie am Ende wie angegossen zu Ihrem Betrieb passt. Die Integration geschieht innerhalb von 2 Wochen und beinhaltet:

1. eine Analyse, in der wir Ihre Abläufe kennenlernen,
2. die Konfiguration der Software,
3. die Einbindung des Buchungsformulars in Ihre Website,
4. eine Schulung im Umgang mit der Software.

Sobald Sie startklar sind, wird das System dann über Nacht Live geschaltet.

Schreiben Sie uns eine Nachricht und wir besprechen Einzelheiten in einem kostenlosen Beratungsgespräch.

Sieht der Kunde, dass er über Veranstaltungsbutler bucht?

Nein, wir integrieren das Buchungsformular und die Termintabellen in Ihre Website und wir passen das Design so an, dass Besucher Ihrer Website keinen Unterschied bemerken. Wir arbeiten ohne Plug-Ins oder iFrames. Interessenten bleiben während der gesamten Buchung auf Ihrer Website.

Schreiben Sie uns eine Nachricht und wir besprechen Details zur Einbindung in die Website in einem kostenlosen Beratungsgespräch.

Kann das Buchungsformular um weitere Felder erweitert werden?

Ja, das Buchungsformular kann um beliebige Felder ergänzt werden. Z.B um Angaben über Allergien, Vorkenntnisse, u.v.m. alle Daten werden anschliessend automatisch in Ihren Butler übertragen und Sie haben Ihre Daten jederzeit griffbereit.

Kann ich meine Daten als Excel exportieren?

Ja, Sie können Kunden, Buchungen, Rechnungen, Zahlungen und weitere Daten als Excel exportieren.

Können meine Kunden per PayPal, Kreditkarte oder Überweisung zahlen?

Mit Veranstaltungsbutler können Ihre Kunden auch online bezahlen. Es besteht die Möglichkeit die Zahlungsarten selbst flexibel einzustellen oder sich von unseren Online Marketing Experten beraten zu lassen. Für den Empfang inländischer geschäftlicher Zahlungen berechnet PayPal eine variable Gebühr:

Monatliches Transaktionsvolumen über Ihr PayPal-Konto in EUR

Weniger als 2.000,00 EUR: 2,49 %

2.000,01EUR – 5.000,00 EUR: 2,19 %

5.000,01 EUR – 25.000,00 EUR: 1,99 %

25.000,01 EUR – 100.000,00 EUR: 1,79 %

Mehr als 100.000,00 EUR: 1,49 %



Werde ich in Zukunft noch händisch Termine in meine Website einpflegen und ändern müssen?

Nein, sämtliche Termine und Veranstaltungen werden in Zukunft in Veranstaltungsbutler verwaltet. Die Änderungen werden permanent mit Ihrer Website synchronisiert, sodass auch dort immer die aktuellen Termine angezeigt werden.

Wie funktioniert die Bezahlung mit PayPal?

Nachdem bei der Buchung die Bezahlart „PayPal“ ausgewählt wurde, erfolgt nach einem Klick auf den Button eine automatische Weiterleitung zu PayPal. Nach dem Login in das PayPal-Konto wird die Bezahlung bestätigt und so die Bestellung abgeschlossen.

Bei Fragen zu PayPal wenden Sie sich an den PayPal-Kundenservice:

Telefon: 0800 723 4500 (kostenlose Telefonnummer nur im lokalen Festnetz verfügbar). Bitte beachten Sie, dass Anrufer aus dem Mobilfunknetz die folgende lokale Rufnummer verwenden sollten: 069 945189832 (in Abhängigkeit von den Bedingungen Ihres Telefonanbieters können hierbei Gebühren anfallen). Falls Sie aus dem Ausland anrufen, wählen Sie bitte +353 1 436 9003

Werden meine Bestandsdaten in das Veranstaltungsbutler Programm importiert?

Ja, wir importieren sämtliche Bestandsdaten, wenn wir die als Excel- oder CSV Datei erhalten. Das ist je nach Einrichtungsvariante im Preis mit enthalten.

Kann ich Veranstaltungsbutler an mehreren Computern gleichzeitig verwenden?

Ja, Veranstaltungsbutler kann von beliebig vielen Mitarbeitern an verschiedenen Computern gleichzeitig verwendet werden.

Wo werden die Daten gehostet und gehören die Daten weiterhin mir?

Die Daten werden bei der Firma Hetzner in Nürnberg gehostet. Hier haben wir in zwei getrennten Gebäuden jeweils einen Server gemietet, auf denen Ihre Daten gespeichert werden. Jeden Tag wird eine Sicherungskopie Ihrer Daten auf dem Backupserver erstellt. Die Daten gehören selbstverständlich weiterhin Ihnen - wir speichern diese lediglich in Ihrem Auftrag.

Auf welche Datenbank-Technologie basiert Veranstaltungsbutler?

Veranstaltungsbutler basiert auf der Datenbank-Technologie MySQL.

Kommen noch weitere Kosten hinzu?

In Veranstaltungsbutler haben Sie die Möglichkeit, an Ihre Kunden Nachrichten nicht nur per E-Mail, sondern auch per SMS zu verschicken. Sollten Sie diesen Service nutzen, wird hier pro SMS eine Gebühr von ein paar Cents fällig. Sonst gibt es keine weiteren Kosten.

Wie ist die Kündigungsfrist?

Sie können Veranstaltungsbutler zum Ende eines Quartals kündigen, mit einer Kündigungsfrist von 6 Wochen.

Was passiert, wenn ich die Zusammenarbeit beenden möchte?

Dann schicken Sie uns eine schriftliche Kündigung per E-Mail oder per Post zu. Daraufhin übermitteln wir Ihnen alle Ihre gespeicherten Daten. Sobald Sie uns den Erhalt der Daten bestätigen, löschen wir alle Ihre bei uns gespeicherten Daten inklusive sämtlicher Sicherungskopien. So können Sie die Daten dann in ein anderes System importieren.

Kann ich auch offline auf meine Daten zugreifen?

Nein, Veranstaltungsbutler kann nur über das Internet genutzt werden. Sie haben jedoch die Möglichkeit, Ihre Kunden, Teilnehmer, Rechnungen und andere Daten als Excel Datei zu exportieren und so auch offline dabei zu haben. So haben Sie nicht immer den aktuellen Stand aller Buchungen dabei, jedoch die meisten Daten.

Gibt es eine App fürs Mobiltelefon, sodass ich auch auf dem Telefon arbeiten kann?

Nein, eine App Version von Veranstaltungsbutler gibt es zurzeit nicht, aber wir arbeiten daran.

Von welchem Server werden die E-Mails versendet?

Die E-Mails werden von dem Server verschickt, den Ihr E-Mail Client verwendet.

Hallo, Veranstaltungsbutler.
Tschüss, Verwaltungsarbeit.

Noch Fragen? Wir sind gerne telefonisch oder per E-Mail für Sie da.

Mail: service@veranstaltungsbutler.de
Telefon: +49 30 22 95 71 53.

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