Unser Erfahrungsbericht: Wie Veranstaltungen per Videokonferenz gelingen

Malte berichtet von seinen Erfahrungen mit Videokonferenzen

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In unserem Unternehmen kümmere ich mich um den Vertrieb. Anfang März hatte ich wie üblich ca. 10 Termine mit Interessenten vor Ort vereinbart, aber wegen des Corona Virus hat ein Kunde nach dem anderen Termine abgesagt und schließlich habe ich selbst zur Sicherheit die letzten Termine noch abgesagt. Der Vertrieb stand dann auf einmal völlig still…

“Wie soll es weiter gehen? Kann ich demnächst wieder ganz normal weitermachen?” Nichts tun kam nicht infrage und da ich bereits Erfahrungen mit Videokonferenzen gesammelt hatte, habe ich beschlossen, damit zu beginnen.

Sofern Sie selbst darüber nachdenken, Videokonferenzen als Übergangslösung für sich zu nutzen und Sie noch Einsteiger auf diesem Gebiet sind, richtet mein Erfahrungsbericht sich an Sie. In diesem Bericht gehe ich auf die technischen und inhaltlichen Besonderheiten bei der Anwendung von Videokonferenzen mit der Software Zoom ein.

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Falls Sie die Durchführung von Videokonferenzen bereits ausprobiert haben und es hat nicht richtig geklappt, oder Sie sind an einem der Schritte nicht gut zurecht gekommen, kann externe Hilfe angefordert werden. Im Internet lassen sich leicht viele Beratungsangebote finden. Was die Kosten betrifft, finanziert der Staat- für Corona-betroffene kleine und mittlere Unternehmen (KMU) einschließlich Freiberuflern Beratungskosten von bis zu 4.000,00 Euro. ohne Eigenanteil.

Wir sind natürlich auch bei Nachfragen für sie da und unterstützen Sie so gut wie möglich.

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Was sind die persönlichen Voraussetzungen und wie hoch sind die technischen Anforderungen?

Videokonferenzen kann wirklich jeder einsetzen. Die Vorerfahrung mit Messenger Tools wie Skype, WhatsApp, Hangouts, Facebook Messenger, Facetime usw. sind von Vorteil, aber kein Muss. Unverzichtbar hingegen sind ein Laptop/PC mit Webcam und Mikrofon, sowie ein sicherer Internetzugang.

Wie bereite ich mich vor?

Die Vorbereitung für eine (erste) Videokonferenz lässt sich in drei Blöcke einteilen:

1. Technische Einrichtung
2. Inhalte
3. Moderator (ich selber)

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Technische Einrichtung‍

Nachdem ich aufgrund des Preis-Leistungsverhältnisses und den technischen Möglichkeiten entschieden habe, Zoom zu nutzen, ist der erste Schritt die Anmeldung: https://zoom.us/signin

Hier besteht die Möglichkeit sich über ein Google- oder ein Facebook Konto anzumelden, wobei die tatsächliche Registrierung nur ca. 30 Sekunden dauert auch, wenn nur die E-Mail-Adresse abgefragt wird.

Im nächsten Schritt lande ich in dem Zoom-Konto und kann sofort eine Videokonferenz (in Zoom heißt es “Meeting”) starten. Beim ersten Mal empfehle ich die Aktion “Ein Meeting veranstalten” mit dem Unterpunkt “Mit eingeschaltetem Video” auszuwählen, um die Software und verschiedenen Optionen zu testen.

Für die Durchführung wird eine zusätzliche Applikation benötigt, die automatisch zum Herunterladen angeboten wird. Der Installationsprozess ist simpel und mit wenigen Klicks abgeschlossen.

Nachdem die Videokonferenz zum Testen begonnen hat, ist zu überprüfen, ob die Internetverbindung, sowie das Audio- und Videosignal stimmen. Einen ersten Einblick in die Einstellungen und Funktionen sind auch gleich zu bekommen. Mehr über die verschiedenen Optionen und den Einrichtungsprozess kann man aus diesem Hilfeartikel entnehmen - https://support.zoom.us/hc/de/articles/201362033-Erste-Schritte-auf-PC-and-Mac

Der nächste Schritt in der Vorbereitung ist ein Meeting mit Familienmitglied oder Freund*In. Am besten ist es hier die Aktion “Planen neue Sitzung” zu benutzen.  

Wenn Sie die App nutzen, klicken Sie auf den Kalender.

Hier finden Sie die Grundeinstellungen für eine geplante Videokonferenz und deren Einschränkungen (z.B. für die kostenlose Version ist die maximale Dauer der Konferenz 40 Minuten für 3 oder mehr Teilnehmer).

Unter Umständen kann es sinnvoll sein, die Aufnahme-Option auszuwählen. Denn dann können Sie die aufgenommenen Konferenzen im Anschluss Ihren Teilnehmern zum Beispiel über Dropbox oder GoogleDrive zur Verfügung stellen, damit die Veranstaltungsinhalte später auch aufrufbar sind. Außerdem eignen sich die Aufnahmen zur Verbesserung der zukünftigen Videokonferenzen. Dabei gilt es natürlich, die Datenschutz-Grundverordnung zu beachten. (mehr über Datenschutz hier: https://zoom.us/de-de/privacy.html)

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Inhalte vorbereiten

Nachdem Sie sich einigermaßen sicher beim Umgang mit der Software fühlen, gehen Sie über zu Schritt zwei - der Vorbereitung der Inhalte. Hier ist es sinnvoll, dass Sie sich an den Plan halten, den Sie bislang für Ihre Veranstaltungen hatten. Damit Sie bei den ersten Videokonferenzen nicht überfordert sind, kann das gewohnte Vorgehen als Bezugspunkt für die Veranstaltung genommen werden und von diesem Punkt aus angepasst werden.  

Zusätzlich sollte die inhaltliche Vorbereitung bzw. der Plan für die Videokonferenz folgendes enthalten:

1. Einlass vor eigentlichem Beginn: Wie es bei vielen Veranstaltung üblich ist, sollten Sie als Veranstalter bereits vor Beginn der Webkonferenz (zum Beispiel 30 Minuten vorher) bereit sein, denn es gibt immer mal Teilnehmer, die etwas früher kommen.
   
   
2. Störungen zu Beginn vermeiden: Fragen Sie ganz am Anfang der Videokonferenz ob der Ton stimmt und alle das Video sehen, damit mögliche Störungen bereits zu Beginn behoben werden können.
   
   
3. Regeln setzen: Es ist empfehlenswert den Teilnehmern Regeln an die Hand zu geben, denen während der Videokonferenz zu folgen ist. Z.B. sollte das Mikrofon der Teilnehmer stumm geschaltet bleiben, bis auf die Momente, wenn man eine Frage stellen möchte oder an einer Diskussion teilnimmt. So werden Fremdgeräusche aus dem Raum vermieden.
   
   
4. Das Gefühl von Sicherheit vermitteln: eine Videokonferenz kann nicht nur für Sie ungewohnt sein. Erläutern Sie die Agenda und machen Abläufe am besten bereits im Vorfeld per E-Mail transparent.
   
   
5. Mit Fragen und Aufgaben die Aufmerksamkeit hochhalten: Eine große Herausforderung bei einer Videokonferenz besteht darin, dass es schwieriger ist, zu beurteilen, ob und wer gerade noch aufmerksam dabei ist. Das liegt daran, dass das Feedback, dass gewöhnlich durch die Körpersprache zum Ausdruck kommt, eingeschränkt ist. Deshalb sind hier gezielte Fragen und Aufgaben sehr hilfreich, um so die Aufmerksamkeit durch aktive Teilnahme zu erhöhen.
   
   
6. Interaktive Inhalte zunutze machen: Da die Teilnehmer mit ihren Rechnern oder Mobilgeräten an der Videokonferenz teilnehmen, ist es praktikabel, Fragebögen aus dem Internet weiterzuleiten und Videos oder Präsentationen geschmeidig einzuspielen. Dies kann ich jedoch empfehlen, wenn die ersten Vorerfahrungen bereits gesammelt sind.
   
   
7. Die Konferenz gut beenden: Eine Videokonferenz mit einer Gruppe an Teilnehmern ist ungeeignet für Smalltalk, der sonst während der Verabschiedung stattfindet und wichtig für das Gruppengefühl ist. Es sind auch keine Nachfragen in der Form möglich, wie sonst nach der Veranstaltung. Ermutigen Sie die Teilnehmer deshalb, Fragen zu stellen oder geben Sie noch einen Raum für Smalltalk, nachdem Sie die Videokonferenz offiziell beenden, sodass zum Beispiel einige die Konferenz verlassen und andere sich noch unterhalten oder Fragen stellen und jeder noch bleibt, der mag.
   
   
8. Teilnahme, Interaktion und Gruppengefühl erhöhen: Wenn sie wissen, wie Gruppen in Slack, WhatsApp, Telegramm, Viber usw. funktionieren, erstellen Sie eine solche Gruppe für die Teilnehmer und sodass die Teilnehmer sich hier auch nach oder auch schon vor der Veranstaltung austauschen, etwas kennenlernen können und eine tolles Wir-Gefühl entsteht.

Zum Abschluss: Für eine gelungene Videokonferenz sollten Sie als Veranstalter (Bei Webkonferenzen wird üblicherweise das englische Wort “Host” verwendet.) angemessen auftreten. Kleiden Sie sich angemessen, stellen Sie sich eine Flasche Wasser und ein Glas hin und wählen Sie einen ruhigen Hintergrund, z.B. eine Wand und ein Flipchart oder ein White-Board. Wenn Sie sich sicher fühlen und ins Detail gehen möchten, denken Sie auch an die Körperhaltung.

Hier ist zusätzlich eine Videoanleitung auf Deutsch, die kurz Grundfunktionalität und Einstellungen erläutert.

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